Qu’est ce que la coordination jour J?

source : hellomagazine

Aujourd’hui, j’avais envie de vous en dire plus sur une de mes prestations et plus précisément sur la coordination de votre jour J. En quoi cela consiste? Comment cela se passe t-il concrètement et quels avantages pour vous de mettre l’organisation de votre joli jour entre les mains d’un(e) professionnel?

Qu’est ce que c’est?

Votre jour J, c’est à dire le jour de votre mariage sera une journée bien chargée rythmée entre la préparation du début de journée, l’arrivée de vos invités, la cérémonie religieuse ou laïque, le repas, les animations, bref, autant de choses qu’il va falloir gérer afin que tout roule « comme sur du papier à musique ». Evidemment, ce jour là, vous risquez d’être très occupés ( bien oui, c’est votre mariage!!) et vous aurez envie de profiter pleinement de VOTRE journée qui passera à la vitesse de l’éclair sans vous soucier des aspects logistiques. Afin de vous soulager et pour que vous n’ayez rien à penser ce jour là, je vous conseille de déléguer la coordination de votre journée soite à un proche ( votre témoin, soeur ou votre meilleure amie) ou encore à dédier cette prestation à un(e) Wedding Planner. De cette manière, aussi bien vous que vos proches pourront profiter pleinement des festivités sans tracas.

A proprement parler, la coordination du jour J signifie qu’une personne ( ou plusieurs dans certains cas) est présente tout au long de votre journée de mariage afin que la journée se déroule correctement selon le planning établi et ce, en collaboration avec les différents prestataires participants au mariage.

Comment cela se passe?

En tant que Wedding Planner, une préparation de coordination jour J commence bien avant le jour J. En effet, un premier contact est établi avec les futurs mariés afin de faire connaissance, de parler de leur projet de mariage. Cela étant fait, il est important de créer un planning détaillé de la journée et ceci en collaboration avec les différents prestataires qui seront présents ce jour là. Ce planning servira de ligne conductrice pour le déroulement de la journée et sera communiqué à ces derniers. De cette manière chacun d’entre eux est au courant de la tâche qu’il a à accomplir et le moment où cela doit se faire. Le rôle de la Wedding Planner sera donc de veiller à ce que ce planning soit bien respecté. Pour ce faire, cette dernière se mettra en contact avec chaque prestataire et vérifiera avec chacun d’eux, quelques jours avant le jour J, les modalités, les dernières vérifications, les heures d’arrivée etc,…

Photo de Natasha Fernandez sur Pexels.com

Comment se compose le planning d’un jour J?

Le planning du jour ou « la feuille de route » qui sera également communiquée aux autres prestataires, reprend, en terme de timing, le déroulement de chaque « point fort » de la journée, avec pour chaque prestataire, la mission à accomplir. Dans ce planning sera mentionné également le temps de préparation des futurs mariés et les éventuelles interventions ou surprises des invités. A ce propos, un contact sera pris également avec ces derniers afin de s’informer sur d’éventuelles surprises prévues et d’inclure cela dans le planning.

Exemple :

  • 08h: réveil
  • 08h30 : déjeuner
  • 09h : Maquillage
  • 09h30 : coiffure // préparation du marié
  • 10h : Passage de la robe
  • 10h30 : départ pour l’église
  • 11h : Cérémonie église
  • etc…

Comment se déroule une coordination jour J type?

Je vais parler ici d’une journée « type » qui se déroulerait sans imprévus mais on sait tous qu’on est jamais à l’abri d’un léger « couac » dans le déroulement de la journée. Là aussi, le rôle de la Wedding Planner est de gérer ces imprévus afin que cela n’entâche pas le bon déroulement de la journée.

  • Le jour J, aux premières lueurs matinales, si cette tâche incombe à l’organisatrice, il faut commencer par aller récupérer chez le fleuriste, les montages floraux, les boutonnières et le bouquet de la mariée. Le planning du jour a été imprimé en plusieurs exemplaires et prêt à être distribué aux différents prestataires du jour. Si cela n’a pu se faire la veille, il faut prévoir la mise en place de la décoration sur le lieu de réception.
  • Arrivée ensuite sur le lieu où se prépare la mariée, afin de vérifier si tout est prêt ( la robe, les accessoires, les alliances, les papiers pour la commune et l’église). A ce moment, il faut accueillir généralement la coiffeuse, la maquilleuse et le photographe ( distribution du planning). En principe les demoiselles d’honneur se préparent en même temps que la mariée.
  • Pendant la préparation de la mariée, vérifier que tout est en place pour l’accueil des invités qui vienne découvrir la mariée à la sortie de son domicile.
  • Si la distance le permet, vérifier que la préparation du marié se passe bien également et qu’il arrive bien à l’heure prévue pour découvrir sa dulcinée ( le photographe devra se déplacer aux 2 endroits )
  • Une fois la mariée coiffée et maquillée et ses demoiselles d’honneur prêtes, il est temps d’enfiler la robe ( Photographe) . Pendant ce temps, arrivée du marié, lui donner le bouquet de sa promise et distribuer les boutonnières aux hommes de la suite.
  • Les mariés se découvrent et saluent leurs invités pendant quelques minutes.
  • Si cela est prévu, mise en place du cortège pour se rendre sur le lieu de cérémonie ( l’organisatrice se doit de rester joignable par téléphone au cas où un invité se perdrait 😉
  • Déroulement de la cérémonie, veiller à ce que les invités se placent correctement, distribuer les livrets de cérémonie et préparer les sachets de riz ou pétales à distribuer aux invités à la sortie. A la fin de la cérémonie, former les groupes et couples pour les photos.
  • Veiller à ce que les invités ne s’éternisent pas sur le parvis et les inviter à rejoindre le lieu de réception et les informer au besoin sur la route à emprunter, les modalités de parking, etc…
  • Arrivée sur le lieu de réception, accueil des invités et vérifier avec le traiteur que tout est en ordre pour le début du vin d’honneur. Faire une mise au point avec ce dernier sur l’horaire des repas. Vérifier que la déco est bien en place avant l’entrée des invités dans la salle. Mise au point avec le DJ
  • Fin du vin d’honneur, l’organisatrice invite les convives à rentrer dans la salle et les aide trouver leur table. Mise au point avec le traiteur pour le début du repas.
  • Service du repas par le traiteur
  • Mise au point avec le DJ et les intervenants pour les surprises ety l’ouverture de bal en fonction du planning
  • Si nécessaire, constituer les groupes d’invités pour les photos
  • Mise au point avec le traiteur pour l’arrivée du dessert
  • Fin de la mission, je m’éclipse et laisse les mariés continuer à profiter de la fête

Au delà de l’organisation

Au delà de son rôle de « chef d’orchestre » tout au long de la journée, la Wedding Planner en charge de votre jour J se doit d’être à l’écoute non seulement des invités mais également des prestataires et des mariés du jour. C’est elle qui fera  » le lien » entre toutes ces personnes pour que la journée se déroule comme prévu.

Discrète mais omniprésente, elle sera également un soutien pour la mariée angoissée par la journée, son empathie et son sang froid sertont des atouts importants pour rassurer les mariés tout au long de la journée.

Photo de Bich Tran sur Pexels.com

En bref…

Pour conclure, le secret d’un jour J réussi est la bonne coordination de ce dernier. Pour ce faire, il vous faudra déléguer ce rôle à quelqu’un ( professionnel ou non) . Un( e) Wedding Planner opérera dans l’ombre pour que vous et vos invités profitiez pleinement de la fête, veillera un bon déroulement de la journée et gèrera d’éventuels imprévus. En conclusion, vous aurez l’esprit serein de savoir que quelqu’un « veille au grain » en toute discrétion et il ne vous restera qu’une seule chose à faire : PROFITER!!!!

Et vous? Avez vous fait appel à un professionnel pour votre jour J ou avez vous regretté de ne pas l’avoir fait après coup? Laissez moi vos impressions , je veux tout savoir 😉

Si vous aussi, vous êtes intéressé pour confier la coordination de votre jour J à une personne de confiance, n’hésitez pas à me contacter ici.

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